MAÎTRISER LA GESTION DE PROJET

par Marie-Hélène Couette, le 21 avril 2016

Bien qu’elle soit perçue comme un lourd processus administratif, la gestion de projet est une activité courante pour toutes les entreprises existantes. Pourquoi en avoir si peur? Comme tout autre démarche méthodologique, la gestion de projet se planifie, s’apprend, mais surtout, s’applique facilement lorsqu’elle est bien définie.

Voici ce qui, selon moi, représente les étapes clés d’une gestion de projet réussie :

  • Définition et initiation du projet

  • Planification des tâches et de l’échéancier

  • Sélection des ressources et lancement du projet

  • Exécution, contrôle de qualité et ajustements

  • Clôture et analyse des résultats

En prenant connaissance de celles-ci, il vous sera aisément possible de mettre sur pied un procédé interne pour la gestion de projet. En ayant un tel guide à portée de main, il sera beaucoup plus simple pour vous et votre équipe de mettre sur pied un projet et de le mener à terme de manière structurée et efficace.

Définition et initiation du projet

Avant de commencer un projet, il est essentiel de se poser des questions afin de valider s’il est vraiment pertinent et s’il a le potentiel de se réaliser.

  • Pourquoi ce projet?
  • Est-il faisable?
  • Qui pourrait m’aider à le réaliser?
  • Quels résultats devrait-on en tirer?
  • Quels sont les impacts internes et externes?

Pour vous aider à vérifier la faisabilité d’un projet, je vous invite à porter votre réflexion autant sur la disponibilité des ressources humaines et financières que sur le temps dont vous disposez. C’est une chose d’avoir du temps et de l’argent, mais avez-vous au sein de votre équipe les bonnes personnes pour mener à bien le projet? Cela peut vous paraître très évident, mais c’est malheureusement l’une des causes majeures d’échec dans la gestion de projet.

Planification des tâches et de l’échéancier

Pour éviter d’oublier des tâches à réaliser, il est d’abord fortement recommandé de fixer des objectifs pour le projet. Ceux-ci permettront de mieux définir les étapes de la réalisation et d’orienter les priorités de l’équipe. Il existe deux théories concernant les critères définissant un objectif : S.M.A.R.T. et C.L.E.A.R.

Objectifs S.M.A.R.T.

C’est une méthode qui permet de vérifier si les buts à atteindre sont réalisables et qui définit d’avance quelles sont les attentes par rapport aux résultats.

Critères :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporel

Objectifs C.L.E.A.R.

Cette nouvelle méthode prend en considération l’environnement d’évolution rapide dans lequel les entreprises sont ancrées aujourd’hui.

Critères :

  • Collaboratif
  • Limité
  • Émotionnel
  • Appréciable
  • Raffinable

Le choix de la méthode vous appartient, car en réalité il dépendra de votre dynamisme d’équipe. Si vous ne connaissez pas les ressources avec lesquelles vous travaillerez, il est plus facile d’utiliser des objectifs S.M.A.R.T. Si, au contraire, vous avez une culture d’entreprise forte et des employés passionnés, optez plutôt pour des objectifs C.L.E.A.R afin de maximiser leur engagement.

Une fois les objectifs clairement définis, dressez la liste la plus exhaustive possible des tâches à accomplir et attribuez à chacune d’entre elles une date d’échéance. À partir de votre échéancier, sélectionnez quelques dates clés qui deviendront les « milestones », ou jalons, de votre projet. Notez bien ces jalons à votre agenda; ils seront cruciaux pour la suite.

Sélection des ressources et lancement du projet

J’ai parlé plus tôt de l’importance de mettre les bonnes personnes au bon endroit pour optimiser les chances de réussite d’un projet : c’est ici que ça se passe. Maintenant que vous avez établi les dates de livraison et les tâches à exécuter, vous pouvez désigner une personne responsable pour chacune d’entre elles. Je vous conseille fortement de faire une rencontre avec les employés sélectionnés dans le but de bien leur expliquer les objectifs et la portée du projet.

Bien entendu, à cette étape, il faut aussi déterminer une enveloppe budgétaire pour chaque département du projet, et ce, en fonction de vos capacités et des buts à atteindre. Assurez-vous de bien estimer les coûts relatifs aux différentes tâches et de vous prévoir un excédent afin d’éviter de couper dans la qualité en cours d’exécution.

Une fois ces étapes bien planifiées, vous êtes enfin prêt à lancer votre projet!

Exécution, contrôle de qualité et ajustements

L’étape d’exécution est normalement la plus longue de toutes et elle est celle qui vous donnera le plus l’impression d’avancer concrètement. Toutefois, ne sous-estimez pas la valeur d’une bonne préparation. Un projet avec une structure solide se réalisera de façon beaucoup plus rapide et contrôlée qu’un projet dont le lancement a été précipité.

Afin d’éviter les mauvaises surprises à la livraison du projet, votre rôle de gestionnaire sera de faire des suivis rigoureux auprès de votre équipe, en particulier à l’approche des jalons déterminés lors de votre planification. Puisque vous aurez des objectifs clairement définis, ce sera un jeu d’enfant que de valider si chacun des critères a été respecté jusqu’à ce point.

Au besoin, les rencontres avec votre équipe vous permettront de réajuster votre plan en fonction des besoins réels en ressources humaines, matérielles, financières et/ou temporelles. Dans la gestion de projet, il faut savoir se préparer adéquatement à l’éventualité d’un changement et être prêt à réviser le trajet en cours de route pour se rendre à bon port. Si des ajustements sont apportés au projet, assurez-vous de bien aviser votre équipe de ces changements et d’être transparents dans vos décisions.

Clôture et analyse des résultats

On pense souvent à tort que la livraison du projet est la dernière étape de la gestion de projet. En réalité, elle se trouve au tout début de l’étape de clôture. Je dois admettre toutefois que c’est très certainement un moment de fierté pour l’équipe, qui se doit d’être souligné et apprécié. N’oublions pas que la reconnaissance est la clé de la motivation!

Mon truc pour la clôture, c’est de passer point par point la liste des objectifs en répondant aux questions suivantes :

  • L’objectif a-t-il été atteint?
  • Était-il réaliste?
  • A-t-il été bien compris par l’équipe?

Lorsque la réponse est non, prenez en note les raisons qui justifient celle-ci. Ces éléments pourront vous servir de pistes de réflexion sur les changements à faire dans votre procédure interne pour clarifier et rendre plus réalistes les objectifs qui seront définis dans les projets futurs.

L’analyse des résultats sert à valider s’il y a eu des écarts entre les prévisions et la réalité. Encore une fois, je vous invite à vous poser des questions lorsque des différences sont constatées, pour savoir si ces dernières reposent sur un manque au niveau de la planification, de la gestion ou encore de la qualité des ressources.

Ce qu’il faut retenir

La gestion de projet, c’est un processus qui se transpose assez facilement d’un type de projet à un autre dans la globalité. Bien entendu, le type de tâches et de ressources à mobiliser seront différentes d’une industrie à l’autre.

Pour être plus efficace dans vos projets, je vous suggère de mettre ces étapes dans un document, et de penser à l’avance à des objectifs et à des tâches types en fonction des besoins de votre entreprise. Au fur et à mesure que vous réaliserez des projets, il sera plus facile de perfectionner ce document grâce aux pistes de réflexion que vous aurez identifiées dans vos clôtures.

Chez Mogingo, la gestion de projet est à la base de notre expertise. Ce que nous offrons, c’est une solution pour les entreprises qui n’ont pas assez de ressources à l’interne ou qui manquent de temps pour l’exécution du projet. Nos clients sont donc toujours impliqués dans le processus de planification et de contrôle, mais n’ont pas à s’occuper de la gestion. En passant par Mogingo, ils s’assurent, d’une part, d’avoir des ressources professionnelles et qualifiées qui travaillent sur leur projet et, d’autre part, d’atteindre les résultats souhaités sans tracas.

Pour en savoir plus : www.mogingo.com

Sources :

5 Basic Phases of Project Management, Project Insight, http://www.projectinsight.net/project-management-basics/basic-project-management-phases

The six phases of project management, Projectmanagement-training.net, https://www.projectmanagement-training.net/category/six-phases/

Project Management Phases and Processes, Mind Tools, https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_63.htm

Project Management: A Six-Step Approach, American Academy of Ophthalmology, http://www.aao.org/eyenet/article/project-management-six-step-approach?march-2007

The Stages of a Project, Project Smart, http://www.projectsmart.com/project-management/the-stages-of-a-project.php

Demystifying the 5 Phases of Project Management, Smart Sheet Blog, https://www.smartsheet.com/blog/demystifying-5-phases-project-management